Zelf een hackathon organiseren

Een hackathon is een evenement waarbij betrokken personen intensief werken op software projecten. Soms is er een hardware component. De meeste hackathons duren tussen een dag en een week. Maar hoe organiseer je zoiets?

Een hackathon organiseren levert veel mogelijkheden op voor een bedrijf. Zo kunnen nieuwe ideeën gegenereerd worden voor bedrijfsmodellen. Er moet een probleemstelling worden vastgesteld. Aan de hand hiervan worden vrijwilligers uitgenodigd om in multidisciplinaire teams in een, vooraf bepaalde, korte tijd ideeën te ontwikkelen voor toepassingen die gebaseerd zijn op een beschikbare datapool of bedrijfsprocessen. Een hackathon kan besloten zijn (binnen de organisatie) maar vaak is het interessanter om externen nieuwe ideeën te laten bedenken. Er zijn vijf vragen die de organiserende partij zich moet stellen:

• Waarom een hackathon?

Een hackathon evenement is een mengelmoes van bedrijven met vragen, ontwikkelaars, uitvinders en sponsoren met een boodschap. Iedereen heeft zijn eigen verwachtingen en het is aan de organisator om iedereen met een tevreden gevoel terug te laten kijken op de hackathon.Het organiseren van een hackathon helpt bij het interesseren van talent dat daarbij kan assisteren en biedt grote organisaties de mogelijkheid in aanraking te komen met de dynamiek van de startende bedrijven. 

• Hoe zit het met de planning?

Het is belangrijk dat de voorbereidingen goed worden getroffen dus reken daar minimaal 3 weken voor. Mocht het een grote hackathon zijn of is het de eerste keer, dan is het verstandig om een langere periode hiervoor in te plannen. Een thema bepalen is belangrijk. Daarnaast voegen activiteiten in de aanloop naar de hackathon ook veel toe. Denk vooral aan een inleidende dag, workshops, lezingen en brainstormsessies. 

• Wie kunt u verwachten?

Wanneer er een hackathon wordt georganiseerd is het belangrijk om juist de nieuwkomers te trekken. Er zullen altijd ervaren groepen deelnemen. Dit is natuurlijk ook belangrijk maar een frisse blik is ook altijd belangrijk. Het is voordelig om op tijd te beginnen met mensen te interesseren voor de hackathon, dan kunnen deelnemers onderling al contact leggen en starten met het genereren van ideeën. Een goede verdeling tussen materiedeskundigen, technici, creatieven en designers en mensen die kunnen helpen met de vertaalslag, is eveneens belangrijk. Maak bijvoorbeeld gebruik van de volgende richtlijn: per project 1 materiedeskundige en vier deelnemers die niet thuis zijn in de specifieke materie. Realiseer je dat niet iedereen die zich inschrijft, ook komt.

De hackathon-organisator moeten zelf genoeg project ideen voorhanden hebben wanneer de deelnemers zelf niet met voldoende frisse ideeën komen. Die reserve project ideeën zijn tevens ook handig voor nieuwkomers of late instromers.

Daarnaast is het werven van een voorbereiding waar niet vroeg genoeg mee begonnen kan worden. Sponsors kunnen ervoor zorgen dat de dag compleet is voor de deelnemers zonder dat er hoge kosten aan verbonden zijn voor de organisatie. 

• Wat kunnen betrokkenen verwachten?

Als organisatie moet je niet rekenen op nieuwe bedrijfsmodellen, deelnemers moeten niet denken dat de hackathon hen gelijk veel geld oplevert. Het gaat om via verschillende invalshoeken tot nieuwe ideeën te komen en het leggen van contacten. De positieve energie hierbij is belangrijk.

Vergeet niet het wedstrijdelement te verwerken door bijvoorbeeld een winnaar te kiezen. Dit moet uiteraard niet maar zorgt wel voor meer motivatie. Een mooie prijs kan ervoor zorgen dat deelnemers meer geprikkeld worden.

• Waar moeten deelnemers op kunnen rekenen?

Zorg voor een goede internet verbinding, als deze het niet doet is dit erg frustrerend. Dit is te voorkomen door een uitwijk voor het wifi-net te organiseren. Maak inlogcodes ruim op tijd bij alle deelnemers bekend. Iets waar vaak niet over nagedacht wordt, zijn de stopcontacten. Zorg ervoor dat er gemiddeld 1,5 per deelnemer zijn.

Daarnaast is het handig om een werkende beamer en microfoon in elke vergaderzaal te hebben voor de presentaties. Uiteraard moet er ook voldoende eten en drinken zijn, een rustruimte en eventueel douches.

Wanneer de antwoorden op de vragen goed doorgevoerd worden voor de hackathon, kan je een goede hackathon organiseren.